Cómo gestionar y organizar nuestro tiempo de manera eficaz

El tiempo es uno de los recursos más valiosos que tenemos a día de hoy, y en el mundo empresarial aún más, si cabe. En la cultura occidental nos hemos acostumbrado a vivir corriendo y a tener esa sensación de que nunca hay suficientes horas en el día o en la jornada laboral, para hacer todo lo que queremos o tenemos que hacer. Si bien esto es un tema de profundo análisis, aquí queremos ayudar a ver la importancia de una adecuada gestión del tiempo en el entorno laboral.

Cómo hacer una acertada gestión del tiempo

Cuando no se dispone de tiempo, el estrés aumenta, y el malestar se puede ver incrementado. Así, es importante detectar, lo primero, cuáles son tus ladrones del tiempo, ya que te puede ayudar a gestionarlos de una manera más operativa. Aquí algunos ejemplos:

• Reuniones ineficientes
• Correo, mensajería instantánea y redes sociales
• Llamadas de teléfono que cortan la tarea que estuvieras haciendo
• Interrupciones y conversaciones de compañeros
• Gestión de la urgencia
• Procesos administrativos engorrosos
• Objetivos confusos y sin planificación
• Etc.

Pautas aplicadas para la gestión del tiempo en el trabajo

Así, te proponemos las siguientes pautas a realizar:

• Poner objetivos reales. Ser realista lo que se puede lograr ayuda a ir cumpliendo los objetivos, lo que motiva más a seguir. Plantear objetivos a corto, medio y largo plazo.
• Darse recompensas. Tan importante es lograr los objetivos como recompensarse por hacerlos. Dar pequeños “premios” como un café al terminar el informe, un pequeño respiro leyendo un artículo tras una dura reunión, etc.
• Decir “no” sin miedo, con asertividad. Una lección importante en el trabajo es aprender a decir que no cuando no puedes porque ya tienes mucho trabajo. A veces intentamos abarcar más de lo que podemos o planteamos nosotros mismos unos plazos inalcanzables cuando no existe una presión externa real. Esta presión dificulta el desarrollo del propio trabajo.
• Determina cuándo eres más eficiente. Saber cuándo puedes dar lo mejor de ti te ayudará a gestionar los trabajos de forma más funcional.
• Define tu agenda: Ten en cuenta que tu agenda debe ir acorde a las prioridades, no tiene que ser tu agenda quien priorice.
• Enumera y planifica las tareas: en función de su importancia y urgencia, teniendo en cuenta tus objetivos y los de la organización.
• Programa momentos del día sin interrupciones, para poder acabar las tareas más imprescindibles. Ej: Poner un tiempo para llamadas, responder mails, etc.
• Estar localizable no significa estar absolutamente disponible para todo.
• Educa a los demás y a ti mismo en las interrupciones constantes (pospón la respuesta).
• Reserva momentos para descansar.
• No seas perfeccionista: a veces nunca se puede ser perfecto, hay que asumirlo.
• Aprender a priorizar: Dar prioridad a lo que sabes que es más importante, que podrás terminar antes o que sabes que te será más fácil en ese momento. Da igual qué orden uses para priorizar, lo importante es hacerlo, para darle una lógica a la hora de trabajar, que te será fácil seguir y cumplir. Aquí te mostramos cómo aprender a priorizar:

• Los cuatro cuadrantes (técnica descrita en el libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas” de Stephen Covey), consiste en agrupar tus tareas en uno de estos cuadrantes:
  • importante y urgente (ejecuta y hazlo en este mismo momento)
  • importante y no urgente (planifica, decide cuándo debes hacerlo)
  • no importante y urgente (delega si puedes), ejemplo papel en fotocopiadora
  • no importante y no urgente (elimina, evita hacerlo)

Por supuesto, primero es clave centrarse en el primer cuadrante, las tareas importantes y urgentes. Pero lo más efectivo es encargarse del segundo cuadrante cuanto antes, para que las tareas importantes no lleguen a ser urgentes y así gran parte de tu agobio desaparecerá.

• Ley de Parkinson. Una tarea crecerá en importancia y complejidad (percibidas) en relación con el tiempo asignado para llevarla a cabo. Es decir, podemos dilatar indefinidamente un trabajo hasta ocupar todo el tiempo del que disponemos para su realización. Así que cuanto más tiempo tenemos, más tardamos.
• Responde a estas preguntas. Cuando estás estresado y tienes muchas cosas que hacer, responde a estas dos preguntas: ¿Qué es lo más importante que tengo que hacer hoy? Y si sólo tuviera que hacer una cosa, ¿Qué sería? Ahí tienes la respuesta sobre por dónde empezar.

Beneficios de una adecuada gestión del tiempo

Podemos hablar, en términos generales, de:

• Aumento de productividad y eficiencia
• Disminución del estrés
• Aumento de posibilidades de alcanzar los objetivos planificados
• Mejora en la planificación y organización de tareas

Ejercicio práctico organización y gestión del tiempo

• Indica en un listado cuáles son tus ladrones de tiempo habituales. ¿Cómo podrías reducirlos o incluso eliminarlos?
• Rellena una tabla con urgente/no urgente e importante/no importante con las tareas que tuviste ayer en tu jornada de trabajo. ¿Dónde las colocarías? ¿Las hiciste en el orden “adecuado” o te dejaste llevar por la urgencia?

¿Qué te ha parecido este post? ¿Has tomado perspectiva sobre cuáles son tus ladrones de tiempo? ¿Has considerado la opción de comenzar con aquello que tiene mayor prioridad?

Artículo escrito por Elena Rubio, consultora psicosocial de Affor Health.