9 claves para trabajar en equipo de forma productiva

Claves para trabajar en equipo

El trabajo en equipo es fundamental en la mayoría de las ocasiones para conseguir los objetivos marcados en una organización. Ahora que conocemos los beneficios del trabajo en equipo en las organizaciones, debemos plantear lo más complicado: ¿Cómo conseguimos este gran equipo?

A continuación encontraremos unas pautas mínimas que se deberán completar para conseguir ese equipo que consiga el trabajo óptimo que se está buscando:

Definir bien el objetivo que se busca

¿Cuál va a ser la tarea o propósito a lograr por parte del equipo? Definir bien el objetivo, nos ayudará a definir adecuadamente las necesidades que deben cubrirse por parte del equipo y qué características debe tener.

Una vez tenemos claro el objetivo, nos podemos encontrar con tres circunstancias bien distintas, que harán que se tenga que actuar de diferentes maneras:

• El grupo debe crearse desde el inicio: esta situación ocurre cuando aún no se ha conformado el equipo, al inicio de un proyecto, la puesta en marcha de un departamento, o incluso una empresa. En estos casos se está en disposición de escoger al equipo idóneo, teniendo en cuenta no sólo los conocimientos teóricos, si no la experiencia, y otro tipo de aptitudes que se consideren necesarias, en función de las tareas y responsabilidades que se tengan que cubrir en el grupo. La definición de los puestos y la selección de personal tienen aquí un papel fundamental para empezar con buen pie.
• Cuando el grupo ya está definido contamos con la ventaja de conocer bien a los integrantes, sus fortalezas y debilidades. El objetivo bien definido sigue siendo necesario, pero en este caso tendremos que saber cómo repartir las tareas, funciones y responsabilidades entre los miembros de los que ya disponemos, teniendo en cuanta sus cualidades y aptitudes.
• También podemos encontrarnos con que las funciones y responsabilidades ya están definidas por lo que cada uno tiene su tarea bien definida desde el principio.

Si bien en la primera situación se debe trabajar más con el área de selección de personal, es muy positivo trabajar de la mano con este equipo para seguir evolucionando en todos los sentidos, dar desarrollo a los propios equipos y/o departamentos y ser muy consciente de las necesidades y circunstancias variantes. En estos tiempos todo cambia y evoluciona muy rápido, y los equipos deben estar preparados para asimilar esos cambios.

Buen liderazgo

El buen líder es la base de un buen equipo. Para conseguir ese equipo cohesionado y de éxito, el líder tiene que ser ejemplo a seguir, debe priorizar las necesidades del grupo por encima de las suyas. El líder debe ser la inspiración y motivación del equipo. Puede haber equipos muy competentes, pero si el líder no es el adecuado es cuestión de tiempo que termine desintegrándose.

Para ello es importante que la empresa invierta recursos en la formación de los líderes.  A menudo los responsables han sido anteriormente trabajadores de perfil técnico, operario, etc. Como reconocimiento a su buena labor se le promociona a un puesto de responsabilidad con personas a su cargo, y no debemos olvidar que una persona puede ser técnicamente impecable, pero la gestión de las personas es otra función totalmente diferente, y reconozcámoslo, de lo más complicado a lo que puede una persona enfrentarse en el mundo laboral.

El buen líder sabrá cómo enfrentarse a las diferentes situaciones y personas y cómo gestionar, por ejemplo, los tres tipos de situaciones que hemos expuesto arriba relativos a los tipos de equipos a los que enfrentarse.

Buena transmisión de objetivos y normas

De nada servirá tener bien definidos los objetivos en la cabecera del organigrama si los trabajadores que deben llevar a cabo el trabajo no lo conocen.

Todos los trabajadores deben entender claramente las metas, individuales y grupales. Cada persona debe saber qué se espera de él y del equipo, incluidos los plazos para acometerlos. Conocer los objetivos y metas hace que se comprometan más, porque pueden sentirse parte de ese objetivo.

Igualmente, las normas deben estar claras desde el principio, horarios, vacaciones, permisos, etc. Aunque sean flexibles, los trabajadores deberán saberlo para que no se generen desavenencias entre ellos.

Fomentar el espíritu de equipo

Trabajar para que todos se sientan compañeros, no fomentar el individualismo y la competitividad agresiva entre ellos es básico si queremos extraer lo mejor como equipo. Fomentar el buen ambiente y la colaboración, dar opción a la participación y a la honestidad, así como el apoyo entre todos. Hay que recordar de manera constante que, tal y  como actúen los responsables y la empresa, actuarán los equipos de trabajo: si se promueven las conductas individuales, la competitividad, agresividad o la ocultación de información, los equipos actuarán de la misma manera.

Conocer la motivación del equipo

Conocer las necesidades de los integrantes del equipo va a ser una de las misiones más importantes a lograr. Hay que ser consciente de que cada persona tiene motivaciones diferentes, y que incluso, una misma persona, va cambiando de motivación con el paso del tiempo.

Para esto hay que conocer de manera individual a cada uno, y generar la confianza suficiente en ellos para que puedan transmitir sus necesidades e inquietudes. Esto facilitará el poder motivar de una forma más acertada a cada uno.

Promover la proactividad

Las principales teorías sobre liderazgo y gestión de equipos nos han hecho ver que el liderazgo perfecto es aquel que se adapta a la situación y a la madurez de sus equipos.

Así, podríamos pensar que en algunas ocasiones, donde impera la necesidad de sacar adelante una tarea de forma urgente, y además el equipo no tiene conocimientos ni habilidades para llevarlo a cabo con independencia, se requiere que el líder ordene de una forma directiva lo que debe hacerse.

Quizá solo en este caso la proactividad pudiera tener menor cabida, pero en el resto de situaciones, hay que fomentar dicha proactividad y favorecer la participación de los trabajadores. Hay que promover una cultura de la acción, tener claro el objetivo para proponer propuestas eficaces y resolutivas.

A menudo los equipos piensan soluciones, pero si no se le da confianza y responsabilidad, se quedará solo en ideas. El equipo debe sentir potestad para poder decidir y actuar para transformar ideas en hechos y acción.

Fomentar el sentido de pertenencia y el sentido del trabajo

Hacer al equipo parte de un engranaje más grande y entender el cometido de su trabajo hará que se impliquen más en los proyectos y que sientan mayor motivación por el esfuerzo y el trabajo en sí.

Gestión de los conflictos

Hay que ser conscientes de que allá donde hay personas, habrá conflictos. No podemos obviarlos y pensar que se pueden resolver entre los implicados, ya que no siempre ocurre esto. Un equipo con conflictos mal gestionados o sin resolver es un fracaso, antes o después.

La comunicación: un pilar básico en el equipo

Esta herramienta es tan importante y necesaria que le hemos reservado un artículo específico donde abordamos cómo la comunicación es la base del trabajo en equipo. Un equipo donde no hay una buena comunicación, estemos seguros de que va a fracasar.

Tratar de trabajar sobre estos nueve puntos expuestos puede ayudarnos a la consecución de un equipo exitoso. Aunque siendo realistas, son muchas acciones a llevar a cabo, así que es necesario antes de comenzar valorar qué claves ya se están cumpliendo, cuáles hay que reforzar y a partir de ahí establecer un plan de acción y de mejora, sopesando cuáles son los más importantes y alcanzables en este momento actual.

* Este post ha sido escrito por Elena Rubio, del equipo consultor de Affor Prevención Psicosocial