¿Cómo mejorar la comunicación en el trabajo?

Somos muy conscientes de la importancia que tiene que la comunicación en el trabajo sea fluida y adecuada, constituyéndose la comunicación como la base del trabajo en equipo.

Cuando hablamos de comunicación no nos referimos solo a trasladar información desde el emisor al receptor; para que haya comunicación debe haber una corriente dinámica entre los participantes incluyéndose el cambio de rol (emisor / receptor).

Beneficios de la comunicación en el trabajo

Cuando el personal sabe qué se espera de él y que está desempeñándose en un nivel competente, siente otras necesidades de comunicación, se estrechan vínculos y cada uno se siente más cómodo en su tarea. Si se da una respuesta satisfactoria al personal sobre las tareas, el desempeño y la importancia que tienen sus prácticas para los objetivos de la empresa, los empleados comienzan a percibir algo más que sus propios intereses. Es en ese punto donde comienzan a utilizar un “nosotros inclusivo” en relación con su trabajo, se sienten parte de una misma misión.

La transición del “yo” al “nosotros” simboliza un momento crítico en el trabajo y significa que el individuo ha comenzado a sentirse parte de algo mayor que él. Es tarea del supervisor, responsable o gerente promover esta identificación.

Para poder identificarse con un esfuerzo grupal y entender cómo se desempeña el grupo, cada uno necesitará estar informado, conocer la realidad de la compañía, por ello es importante que los superiores se ocupen de:

• Comunicar la información general actualizada (de dominio público) sobre la marcha de la empresa.
• Discutir los objetivos del grupo de trabajo y cómo esos objetivos se integran a los objetivos generales de la compañía.
• Debatir sobre la necesidad de promover y mejorar el trabajo en equipo.
• Encontrar oportunidades para reunir al grupo que forma parte de cada área para dialogar o celebrar.

Quienes supervisan el trabajo tienen que conocer el sistema de valores, es decir, la cultura de la empresa e internalizarlo porque así es como se definen las reglas de funcionamiento, la capacidad de interacción y las estrategias que desarrollará cada grupo de trabajo, área o sección en particular.  En la práctica, esta cuestión requiere de la persona responsable:

• Tener una apreciación personal y conocimiento de la visión, la misión y la orientación estratégica de la compañía.
• Actuar en concordancia con el sistema de valores de la empresa.
• Mostrar compromiso y convicción personal con la visión, la misión y la orientación estrategia empresarial.
• Estar presente para los trabajadores de manera que sientan que los conduce alguien que los entiende y se interesa por ellos.

El compromiso individual con las metas de la empresa es lo que hace que se alcancen los objetivos y la persona clave para lograr liberar el talento y los dones de los empleados es el jefe u otro líder que se muestre sensible y que pueda conducir a sus subordinados a través de la construcción y el mantenimiento efectivo de las relaciones. Para lograr un mayor nivel de involucramiento de los trabajadores es fundamental:

• Brindar la oportunidad de que los empleados puedan tomar incitativas y decisiones (con la correcta información) sin tener que adivinar qué es lo correcto.
• Reconocer y premiar los aportes reales.
• Alentar y dar apoyo a la colaboración multifuncional e interáreas.
• Promover la confianza mutua.

Herramientas para mejorar la comunicación en el trabajo

Además de tener claro todo esto, se necesitan herramientas concretas para conseguir llegar al equipo de la manera más efectiva:

COMUNICACIÓN NO VERBAL

La comunicación no verbal está presente siempre. El componente no verbal tiene una gran importancia en los procesos de la comunicación hasta el punto de que el 93% se transmite a través de aspectos no verbales y sólo el 7% mediante la palabra. Démosle la importancia que en realidad tiene.

En cuanto a la voz, entran en juego aspectos como el tono, intensidad, cadencia, volumen, calidad de la voz, velocidad, timbre, etc.

En cuanto a los gestos, incluye respiración, movimiento de los ojos, coloración, posturas, movimientos, etc.

Queda pues patente la gran importancia que tiene la comunicación no verbal para nuestras interacciones.

Algunos aspectos que debemos tener en cuenta:

• La comunicación no verbal es inevitable.
• Debemos observar los gestos en su conjunto, si lo hacemos de manera aislada nos puede llevar a equivocaciones.
• Los gestos no mienten.
• Deben considerarse dentro del contexto en el que se producen.
• Varían con la edad, se vuelven más elaborados y menos obvios.
• Cada cultura tiene sus sistemas no verbales propios.
• La observación de los grupos de gestos y la congruencia entre los canales verbales y no verbales de la comunicación son la clave para interpretar correctamente el lenguaje del cuerpo.

ASERTIVIDAD

La asertividad es la capacidad de expresar lo que uno necesita o desea de una manera amable y respetuosa, sin atentar contra los demás. En el ámbito laboral, puede darse cientos veces cuando hay que hacer alguna crítica a un colaborador o hay que solicitarle o indicar alguna instrucción que no es de su agrado.

Para ello, se pueden seguir las siguientes pautas:

• Tener muy claro el objetivo. Expresar nuestro deseo con claridad y objetividad. Que sea lo más específico y concreto posible.
• Elegir el momento adecuado: hay veces que la situación me exige intervenir en el momento y otras es mejor no actuar en caliente.
• Contacto visual durante la conversación, mirar a los ojos pero sin hostilidad, con expresión seria, pero no crispada.
• Volumen y tono de voz adecuado: audible y claro pero SIN GRITAR.
• Presencia de gestos mientras se habla, como movimientos de brazos y manos que añaden énfasis y aplomo durante la interacción, pero sin resultar exagerados.
• No poner excusas.
• Insistir cuanto haga falta.
• NO realizar descalificaciones personales.
• Indicar que eres consciente del punto de vista del otro para suavizar la respuesta y que no resulte agresiva.
• Pedir un cambio de conducta o proponer una solución.

Seguir el siguiente esquema:

• Exponer la situación concreta
• Exponer la emoción que genera esta situación
• Proponer una alternativa de conducta.
• Plantear una consecuencia si no lleva a cabo lo hablado
• Pedir feedback sobre lo hablado

Después de esto, es positivo reforzar cualquier comportamiento positivo del otro que se haya observado aunque no se haya conseguido un cambio.

• “me alegro que lo hayamos hablado”, “te agradezco que no te hayas alterado”
• * Intentar expresar entendimiento (empatizar) “entiendo que para ti…”
• * Aceptar alguna parte de responsabilidad. “tal vez yo…”, “yo a veces también lo hago”

ESCUCHA ACTIVA

Si queremos establecer buenas relaciones es tan importante o más saber escuchar que saber transmitir. Si sólo hablamos y no escuchamos, no conseguiremos una buena comunicación.

Para poder escuchar bien es necesario, además de aplicar nuestros sentidos, vaciar y liberar nuestra mente. Si nuestra mente está llena de prejuicios, sesgos, etc. no seremos capaces de escuchar lo que los demás nos pueden aportar.

Una escucha activa parte de hacer preguntas apropiadas para que nuestro interlocutor se exprese. Escuchar con atención lo que nos transmite, sin interrumpir y reformular los enunciados iniciales hasta llegar a los objetivos marcados.

Con todas estas herramientas y conceptos interiorizados, se podrá poner en marcha un equipo que lleve al éxito. Pero nunca hay que olvidar que, como todo, un equipo es variable y móvil. Lo que hoy les vale para estar cohesionados y motivados, mañana tal vez ya no valdrá. Hay que estar en continuo crecimiento y desarrollo.

* Este post ha sido escrito por Elena Rubio, del equipo consultor de Affor Prevención Psicosocial