La comunicación: una herramienta básica del trabajo en equipo

Muchos seres vivos tienen sistemas de comunicación más o menos complejos que sirven para establecer relaciones. Desde el inicio de la humanidad nos hemos comunicado. Pero gracias a la aparición del lenguaje se ha producido el desarrollo de la inteligencia, el pensamiento y la capacidad de abstracción.

De este modo, hemos creado y desarrollado a la largo de la historia toda clase de instrumentos que nos han permitido relacionarnos, focalizando el interés en comunicarnos con aquellas personas que no están presente, como por ejemplo: señales de humo, papel, imprenta, telégrafo, correo, radio, televisión, internet, teléfono, etc.

Sin embargo, resulta paradójico que teniendo actualmente acceso rápido a una gran cantidad de información, disponiendo de avanzadas tecnologías, facilidad para poder aprender cualquier idioma, etc. que nos encontremos fácilmente con situaciones en las que no somos capaces de comprendernos, ni de transmitir o hacer llegar con eficacia aquello que deseamos comunicar. En muchas conversaciones, nos vamos convencidos de que nos han entendido y sin embargo, comprobamos después que no es así. Y esto ocurre a todos los niveles, incluidos los equipos de trabajo en el ámbito laboral.

En los equipos de trabajo se debe ser consciente de la importancia de una adecuada comunicación porque es una de las claves para trabajar en equipo de forma productiva.

Elementos básicos de la Comunicación

Cuando hablamos de comunicación, mínimo intervienen dos partes, una que transmite una información (emisor) y otra parte que la recibe (receptor). Pero en esa interacción intervienen muchos factores.

• Emisor: es la persona que emite el mensaje o la información. Si recibe una respuesta, se convierte en receptor. Esta respuesta no tiene que ser lenguaje verbal, puede ser cualquier tipo de información, como por ejemplo, los gestos.
• Receptor: es la persona a la que le llega la información.
• Código: es el conjunto de normas común al emisor y receptor que les permiten formular y comprender los mensajes.
• Mensaje: información que se transmite.
• Canal: medio a través del cual se transmite el mensaje (p.e. teléfono, imagen, escritura, etc.)
• Contexto: situación concreta en la que se realiza la comunicación.
• Filtros: ruidos, barreras, interferencias, sesgos, obstáculos que dificultan la comunicación.
• Retroalimentación o feedback: respuesta, reacción información de retorno. Procede del receptor y permite al emisor evaluar si se ha producido algún error en la comunicación e ir regulando progresivamente el proceso.

Tipos de comunicación en el equipo de trabajo

Una cosa es hablar, y otra bien distinta, comunicar. Lo primero puede hacerlo cualquiera, pero lo segundo tan sólo está al alcance de quienes saben por qué y para qué se dirigen a otras personas. Lo curioso de la comunicación es que lo más importante no es lo que se dice, sino cómo se dice, de modo que tenemos que tener un objetivo claro para establecer previamente qué voy a decir y cómo lo voy a decir.

Dentro de las organizaciones podemos encontrar los siguientes flujos de comunicación:

La comunicación entre individuos de igual estatus (horizontal), entre superiores y subordinados (vertical: ascendente y descendente) y entre personas de distinto estatus ubicados en diferentes líneas de mando (diagonal o cruzada) constituyen los modos básicos de los flujos de in formación.

La comunicación descendente

Se utiliza, en general, para transmitir indicaciones respecto de la tarea, explicar los propósitos, informar sobre normas y procedimientos, enviar feedback a los subordinados o comentar los objetivos, las metas y la filosofía de la empresa.

La comunicación ascendente

Se emplea preferentemente para informar sobre los resultados o efectos de las tareas, las acciones ejecutadas, las opiniones sobre las prácticas y políticas de la organización, necesidades, sugerencias, etc.

La comunicación horizontal

Permite la coordinación del trabajo, la planificación de actividades y, además de satisfacer las necesidades individuales, es esencial para favorecer la interacción de las personas que se encuentran en un mismo nivel y quienes interactúan con otras áreas y desarrollan trabajos en equipo.

La comunicación vertical

Predomina el intercambio de información de naturaleza más formal; mientras que la comunicación lateral y horizontal tiende más a lo informal.

Además, la comunicación puede ser:

Formal: suele estar relacionada con…

• Estructura organizacional
• Poder de autoridad formal
• Objetivos estratégicos de la organización
• Sistemas de información
• Medidas de productividad

Informal: intervienen…

• Poder emergente
• Opiniones personales de competencias individuales y organizacionales
• Normas y sentimientos de grupo
• Percepciones de roles individuales y sistema de valores
• Relaciones afectivas, necesidades, deseos…

Hay que ser conscientes de la presencia de los diferentes flujos de comunicación en el equipo, así como el código, formal e informal.

¿Cómo saber si la comunicación en mi equipo de trabajo es adecuada?

Para saber si la comunicación es la adecuada en un grupo, se pueden plantear algunas preguntas, y analizar las respuestas a las mismas:

• ¿Cómo se traslada al equipo la información sobre los proyectos (contenidos, objetivos, plazos, etc.), o temas importantes de la empresa (cambios organizativos, pérdidas de clientes importantes, adquisiciones de maquinaria, etc.)?
• ¿Cómo se cuantificaría el grado de rumores que circulan por el equipo?
• ¿Qué canales de comunicación tienen los trabajadores para informar de problemas, incidencias, etc.? ¿Funcionan?
• ¿Se percibe un clima de confianza en el equipo para manifestar disconformidades, problemas, dudas, etc. o apenas hay comentarios de ningún tipo? La ausencia de comentarios no debe hacernos creer que todo funciona perfectamente; hay que cuestionarse si el equipo no quiere o puede comunicarse, por algún motivo.
• ¿Cómo se valora el grado de malentendidos o discusiones durante el trabajo en equipo? ¿Hay conflictos dentro del equipo o con otros grupos?
• Si se hicieran estas mismas preguntas de arriba a los miembros del equipo, ¿cree que responderían lo mismo que ahora se ha contestado? ¿Qué consecuencias cree que tendría hacer esta consulta a los trabajadores?

Una vez hechas estas preguntas y analizadas las respuestas, llega el momento de pasar a la acción y ver cómo se puede mejorar la comunicación en un equipo y en una organización.

* Este post ha sido escrito por Elena Rubio, del equipo consultor de Affor Prevención Psicosocial 

AFFOR HEALTH

Convencidos de que las personas son la pieza fundamental de toda organización, nuestro objetivo es cuidar la salud psicosocial de los trabajadores y lograr entornos laborales saludables acompañando a los servicios de prevención en esos procedimientos para mejorar la calidad de vida laboral de los trabajadores y aumentar la eficiencia de las empresas.