Como ya vimos en el artículo anterior, aprender a organizar y planificar nuestro tiempo de trabajo/estudio es fundamental tanto para la mejora de nuestra salud psicosocial, como para obtener unos buenos resultados en cuanto a productividad.
Estrategias y técnicas prácticas para la planificación y gestión del tiempo
A continuación, te presentamos varias técnicas que te ayudarán de forma práctica a reflexionar y planificar tu tiempo de la manera más óptima posible:
Matriz importante-urgente
Es un ejercicio de planificación del tiempo para considerar qué actividades son urgentes y cuáles importantes en nuestra jornada.
Las tareas urgentes hacen referencia a aquellas que tienen fecha límite y las actividades importantes son aquellas a las que aportamos un valor extra porque forman parte de nuestros objetivos. Puedes dibujar una matriz de dos columnas y dos filas, donde dejes reflejadas las diferentes tareas según su urgencia/importancia.
En el primer cuadrante, se encontrarían las tareas urgentes-importantes; en el segundo, las no urgentes-importantes; en el tercero, las urgentes-no importantes; y, en el cuarto cuadrante, las no urgentes-no importantes.
Como cabe esperar, las actividades prioritarias de la jornada serían las urgentes-importantes. Sin embargo, es importante recordar que no debemos caer en el error de ejecutarlas deprisa y corriendo. Es por ello que la planificación previa es tan importante.
Las actividades no urgentes-importantes son imprescindibles en nuestra jornada, pues son indispensables para alcanzar nuestros objetivos. Si no llegamos a ejecutarlas (aplazamos o postergamos) porque no son urgentes, acabarán siéndolo tarde o temprano. Es muy importante realizar este tipo de ocupaciones puesto que nos darán cierta sensación de control.
Las tareas urgentes-no importantes merecen una atención especial. Si no son importantes para nuestros objetivos, ¿quizá podemos delegar esa actividad a otra persona o quizá podemos negociar un aplazamiento?
Por último, en el caso de las labores no urgentes-no importantes, quizá podemos preguntarnos si realmente es necesario llevarlas a cabo, o si sería importante delegarlas o posponerlas. Cuestiónate por qué se mantiene la realización de esta tarea y de qué manera se podría mejorar (comunicación con compañeros/as, negociación con superior, etc.)
Análisis DAFO aplicado a la organización del tiempo
Se trata de un ejercicio de reflexión para conocer cuáles son los puntos débiles y fuertes, tanto personales como del contexto.
Por un lado, podríamos anotar las debilidades (personales) y amenazas (externas) que presenta hacer ese proyecto en ese momento, y, por otro, las fortalezas (personales) y oportunidades (externas) que se pueden presentar al realizarlo en esa determinada situación.
De esta manera, podríamos planificar y decantarnos por los momentos en los que sería más adecuado realizar determinadas actividades para optimizar nuestro tiempo.
Técnica Pomodoro
Se trata de una estrategia de gestión del tiempo para ejecutar tareas de larga duración.
Consiste en trabajar en el proyecto durante 25 minutos seguidos y finalizar con un descanso de 5 minutos. De manera que se repetirá este método hasta finalizar la tarea.
Destacar que, si sobrepasamos los 4 pomodoros (4 periodos de 25 minutos trabajo + 5 minutos de descanso), sería importante realizar un descanso más amplio, de unos 15-20 minutos. Tras este, reiniciaríamos el proceso contando de nuevo otros 4 pomodoros.
Esta técnica te ayudará a organizar tu tiempo de trabajo y descanso, de manera que influirá positivamente en tu salud y rendimiento.
Si quieres saber más, nuestro compañero Álvaro te explica maravillosamente bien esta técnica en el siguiente vídeo.
Esperamos que estas técnicas de organización del tiempo te hayan sido de ayuda. Como podrás comprobar, organizar tu tiempo es clave para mejorar tu bienestar y autocuidado emocional.
Artículo escrito por Alicia Jiménez, psicóloga del HUB 24/7 de Affor Health.
Convencidos de que las personas son la pieza fundamental de toda organización, nuestro objetivo es cuidar la salud psicosocial de los trabajadores y lograr entornos laborales saludables acompañando a los servicios de prevención en esos procedimientos para mejorar la calidad de vida laboral de los trabajadores y aumentar la eficiencia de las empresas.