La importancia de la información

En un anterior post ya hemos hablado de la necesidad, totalmente indispensable, de hacer una buena sensibilización entre la plantilla para favorecer la participación de esta en la evaluación de riesgos psicosociales. Somos conscientes de que esta sensibilización es primordial, pero no es lo único que debemos tener en cuenta.

Fases para difundir información

Para promover una participación activa, es esencial mantener a todo el personal informado sobre las diversas etapas de la evaluación de riesgos psicosociales. Esta comunicación fluida facilitará que cada miembro del equipo entienda y se implique en cada fase del proceso:

1. Inicio de la evaluación
2. Toma de decisiones clave
3. Recopilación de información cuantitativa
4. Obtención de datos cualitativos (mediante entrevistas o grupos de discusión), si procede
5. Análisis y conclusión del proceso

Al llegar a este punto, resulta fundamental compartir con el conjunto de la plantilla las principales conclusiones y las medidas preventivas que se adoptarán.

Motivos para la difusión

Con frecuencia, durante los procesos de evaluación, tenemos contacto con diferentes colectivos que nos hacen llegar estas inquietudes:

• El equipo de trabajo, especialmente la representación del personal expresa con frecuencia la falta de información sobre las medidas adoptadas tras evaluaciones previas, así como la ausencia de seguimiento y difusión entre la plantilla.
• Una preocupación común del equipo es la baja participación debido a la abundancia de cuestionarios y encuestas que deben completarse, lo cual genera confusión. Además, reconocen que la falta de retroalimentación sobre estos procesos provoca desconfianza y cansancio en el colectivo laboral.
• Como profesionales de la consultoría, tenemos la oportunidad valiosa de interactuar con quienes participan en la evaluación a través de herramientas cualitativas. Esto incluye la lectura de respuestas a preguntas abiertas en los cuestionarios, cuando existen, o mediante entrevistas y grupos de discusión.
• En estos procesos, es común encontrar interrogantes como: “¿Cuál es la finalidad de esto?”, “¿Qué resultados tuvo la evaluación anterior?” o comentarios del tipo: “Ya hemos completado cuestionarios similares sin resultados aparentes.”

Todo esto nos hace ver que esta “pata” de la mesa cojea bastante de forma habitual en muchas empresas. Somos conscientes de la dificultad de hacer llegar esta información a las personas, pero es importante hacer el esfuerzo, y para ello, recomendamos las siguientes acciones.

Cómo hacer una adecuada difusión de los resultados

Está claro que no hay una fórmula mágica que sirva para todas las empresas por igual. Siempre hay que tener en cuenta cómo funciona tu empresa, cuáles son las vías habituales de comunicación a las personas, y contar con ayuda de las personas que puedan aportar ideas positivas para esta tarea.

Así, nuestras recomendaciones son:

• Elaborar un formato sencillo para llegar a la plantilla. No es necesario, y nos atrevemos a decir que incluso puede ser contraproducente, poner a disposición el propio informe completo de la evaluación de riesgos. La interpretación requiere de conocimientos y de información que la mayoría de las personas trabajadoras no tienen, y sólo generaría confusión y malinterpretación de los resultados. Así, nuestro consejo es elaborar un documento sencillo, quizá de una página o similar, de la mano de la empresa que os acompañe, o de vuestro departamento de comunicación en colaboración con el grupo de trabajo.
• Buscar las vías de difusión más adecuadas para vuestra organización. Para ello, en el caso de existir, podréis trabajar de la mano con el departamento de comunicación, y valorar diferentes vías:
  • Correos electrónicos
  • Publicación en intranet o redes sociales internas
  • Reuniones de equipo con breves explicaciones del documento
  • Webinar informativo para toda la plantilla que quiera / pueda asistir
  • Actividades extraordinarias como “desayunos con la Dirección” donde se pueda explicar esta información
  • Valorar otras opciones que en tu empresa ya hayan funcionado con éxito anteriormente, y descartar aquellas que consideréis no cumplieron este objetivo de difusión.
• Además, es importante no demorarse en el tiempo. Una vez se haya decidido de forma concreta qué medidas preventivas se van a adoptar, la difusión debería ser inmediata, teniendo siempre en cuenta las circunstancias concretas de la organización (picos de trabajo definidos, periodo vacacional, etc.). Esperar un año para comunicar los resultados y medidas genera una gran desconfianza y desesperanza, ya que es más que probable que algunas de las circunstancias hayan cambiado, y las medidas tendrían que ser modificadas.
• Más a medio o largo plazo, cuando algunas de las medidas se implanten, sería muy favorable recordar a las personas implicadas o beneficiadas que dichas medidas están relacionadas con las acciones a llevar a cabo con la evaluación. Con frecuencia, se observa que las organizaciones implementan numerosas medidas preventivas, pero el personal no siempre es consciente de ello. Esto ocurre porque quienes integran la plantilla no suelen asociar la formación recibida, los cambios organizativos o las modificaciones en los procedimientos con las mejoras propuestas en la evaluación de riesgos psicosociales.

Confiamos en que estas ideas y pautas contribuyan a estrechar la relación entre la organización y su personal, generando así un mayor nivel de confianza en el equipo.

Elena Rubio
Consultora Psicosocial en Affor Health

AFFOR HEALTH

Convencidos de que las personas son la pieza fundamental de toda organización, nuestro objetivo es cuidar la salud psicosocial de los trabajadores y lograr entornos laborales saludables acompañando a los servicios de prevención en esos procedimientos para mejorar la calidad de vida laboral de los trabajadores y aumentar la eficiencia de las empresas.